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物业服务公司“应收物业管理费”的管理
来源:《中国物业管理》2008年第10期 作者:王新,尚纪斌      发表日期:2009-1-20
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     物业服务公司的经营业务具有自身的特性,它的特点在于:物业服务公司在物业经营过程中,要进行物业的服务、维修和养护等。这种特点决定了它与一般企业的不同之处是:它有相对稳定的租金收入和有偿服务管理费收入。那么如何真正的获得这种稳定的收入,如何使得物业管理费收缴率达到100%呢,除了提供优质的服务,让业主满意外,从财务管理的角度来看,这就需要对物业管理费的收缴情况进行管理,它在物业服务公司的财务管理中尤为重要。

  一、业主(租户)信用等级的建立

  要建立完整、准确的业主档案资料,发生变更,要及时更新业主资料。根据业主以往是否一贯按期如数缴纳物业管理费的情况,来评价业主的信用等级(见表1)。作者将业主的信用等级分为五级,不欠费的为A级,欠费的分为B1、B2、B3、B4、B5五级。对欠费不同信用等级的业主(租户)采取不同的收账政策。此表需根据业主(租户)的缴费情况进行及时更新。

  二、应收物业管理费台账的建立

  随着计算机的广泛应用,物业管理软件及其相关的财务软件也被许多企业所使用。但是,作为物业服务公司,由于业主(租户)众多,物业管理费的收取又具有固定性和时间性,所以不管是否使用了相关管理软件,为了及时获得业主缴费的情况,避免给催缴工作带来不必要的麻烦,建立应收账款台账有其必要性。台账格式如表2,以楼栋为单位,每栋楼所有房间统计在一张表中,打印出来,装订成册,以备一年使用。使用时,业主(租户)每交一个月物业管理费,收费员就在上面用笔打个勾,交几个月打几个勾,这样每户缴费情况一目了然。

  三、应收物业管理费收账政策的制订

  业主(租户)欠费后,物业服务企业应采取各种措施,尽量争取及早收回款项,否则会因拖欠时间过长,给物业服务公司的正常经营带来影响。这些措施包括对欠款回收情况的追踪、监督和制定适当的收账政策。

  1.管理员岗位责任制。

  将整个物业管理区域,根据物业管理员的人数,对管理区域进行责任划分,每位管理员都有自己的责任区,负责对本辖区的物业管理。物业管理员每天下班前都要与收费员对物业管理费的收取情况进行核对,了解所管辖区内欠缴户的欠缴原因,及时采取措施,积极沟通。

  2.应收物业管理费回收情况的追踪、监督。

  物业服务公司应对应收物业管理费回收情况实施及时的追踪与监督,随时掌握账款的回收情况。作者建议,实施对应收账款回收情况的追踪,可以通过编制账龄分析表进行(见表3)。

  利用账龄分析表,企业可以了解到欠款时间长短的款项各占多少,对不同拖欠时间的欠款,企业应采取不同的收账方法,制定出经济可行的收账政策。本例以客户数量380户,收缴率63%为例,来制定收账政策。

  3.收账政策的制定。

  物业服务公司对各种不同欠费时间款项的催收方式,包括准备为此付出的代价,就是它的收账政策。催收欠款要发生费用,企业可以编制统计分析表,对欠费不同时间段的应收账款,在所花收账费用和减少坏账损失之间做出权衡。

  (1)一般性追缴。对信用等级为B1-B2级的,采取发出催缴通知单和电话催缴的方式。由于物业管理费一般实行的是上期收缴,即在月初收缴本月的物业管理费。如果本月末业主还没有缴费的话,物业服务公司在下个月初向业主(租户)发催款通知单的时候,则在下月初把上月拖欠的费用,以及本月费用一起通知业主(租户),并采取电话跟踪催缴的方式,电话中要注意文明礼貌及语言措辞。如果第二个月仍被拖欠,物业服务公司将在第三个月第二次发催款通知单时,此前两个月的费用和当月费用一并通知,并要求在限期内缴清。限期过后物业服务公司将依据与业主签订的管理协议上的规定进行处理(例如收取滞纳金、停止物业服务等)。如果业主(租户)经收费员上门催缴仍然拒付,物业服务公司可根据管理公约以及相应的法律程序进行处理。

  (2)区别性追缴。物业服务公司对拖欠费用的业主(租户),要区分不同情况,采取不同措施。对于欠费大户(信用等级为B3-B4级的),要亲自登门,进行解释和劝导,争取其理解和支持;对于一些“钉子户”(信用等级为B5级的) ,则要严格按照法律执行。要制定有效、得当的收账政策很大程度上靠相关人员的工作经验。从财务管理的角度讲,也有一些数量化的方法可以参照。收账政策的优劣在于回收应收账款总成本最小化。根据这一原理,可以通过比较各收账方案成本的大小对其加以选择。

  4.收账政策数量化分析方法。

  常用的分析用的数学方法有比较分析法、因素分析法、平均分析法、平衡分析法、经济模型法等,在应收账款的管理中,比较分析法应用的最广。比较分析法是指通过两个或两个以上可比数字的对比,揭示企业财务活动内在矛盾的分析方法。如实际指标与计划指标对比、本期指标与历史指标的对比等。通过本期和历史同期的对比,分析收缴率的升降,去发现其升降的原因,总结经验,为企业的财务管理发挥更大的作用。

  由于业主缴费情况的主观性较强,所以收账政策的制定要在日常分析和定期分析的基础上,不定期的调整方案,使得以最小的成本来减少坏账的损失的产生。下表(见表4)以欠费户100户为例进行数据分析。预计全年收账费用约8万元。如果欠费金额大于此数据(收费员岗位必须设的话,收费员工资及福利费除外),则采取此收账政策是可行的,反之则不可行。

  总之,从财务管理的角度来看,加强应收物业管理费的管理工作,争取收缴率达到100%,是保证物业服务公司顺利经营,稳步发展的必要条件。◇

  作者单位:苏宁电器股份有限公司;南京工程学院

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